13 de October de 2009 | 
Autor: NIVEL: INTERMEDIO
Ya sea para nosotros mismos o, en especial, cuando compartimos documentos con otras personas, darle un formato adecuado a los números facilita su lectura.
Si estás en nivel Intermedio, ya te serán familiares los formatos pre-definidos como el de moneda ($), porcentaje (%) o miles (000). Si no lo hiciste, te recomiendo que leas el post de Atajos para ver cómo asignar rápidamente estos formatos oprimiendo tres teclas.
Pero realmente es mucho más flexible lo que podemos hacer. Más de lo que imaginás.
Podemos por ejemplo:
- Hacer que un número ingresado sea mostrado como número telefónico. Ej: 15554567, que se vea 001-555-4567.
- O que, cuando tengamos una lista de cantidades, en lugar de mostrar 0, muestre el texto “No hay”, pero que el cero siga estando en la celda para poder hacer fórmulas.
- En lugar de mostrar $, podamos diferenciar y tener “AR$”.
- En lugar de mostrar una cifra, despliege “Positivo”, “Negativo” o “Cero”, pero que las celdas conserven sus valores originales.
¿Confundido? ¿Interesado? Seguí leyendo …
Primero, teniendo seleccionada la/s celda/s a darles formato, se ingresa al cuadro de Formato de Celdas (atajo: Ctrl + 1 u oprimiendo la flecha que aparece en la esquina inferior derecha de la primera imagen).
En categoría se selecciona “Personalizada” y bajo el área debajo de “Tipo:” ingresaremos el formato que necesitamos.
En general, para los números hay tres características que hay que definir:
- Formato si el número es positivo.
- Formato si el número es negativo.
- Formato si el número es cero.
Si necesitamos el mismo formato para los tres casos, solo es necesario definirlo una vez.
Por ejemplo, si ingresamos el formato:
“Positivo”;”Negativo”;”Cero” (cada nombre entre comillas y separados por “;”), en lugar de mostrar los números, veremos solo las palabras. Sin embargo, los números siguen estando.
Si vemos el ejemplo de la derecha, vemos que a pesar que el valor de la celda es 100, se muestra la palabra “Positivo” (podría decir “Hay stock” o cualquier cosa que necesitemos). Sin embargo, dado que es solo un formato visual, el número sigue estando y se pueden hacer todas las operaciones de Excel como sumas, promedios, etc.
Otro ejemplo; queremos dar un formato de %, pero que cuando el valor sea cero, simplemente nos muestre un guión (-) para no llenar visualmente el cuadro con números.
El formato sería: 0%;-0%;”-” (formato para positivos; formato para negativos; formato para cero).
Volviendo a los ejemplos enunciados al inicio del post:
Formato de teléfono:
Ingresaríamos como formato 000-000-0000 y eso transforma visualmente el número 15554567 en 001-555-4567.
Es muy útil usar este tipo de formatos si necesitamos que nos muestre “0″ a la izquierda.
Ejemplo, el número 123 utilizando el formato 00000 (cinco ceros), mostraría el número 00123.
Para mostrar AR$12,50 en lugar de $12,50, el formato sería simplemente “AR$” #.##0,00.
Igualmente se puede mostrar un texto después del número: 30 con el formato 0 “seg.” mostrará 30 seg en la celda.
Por supuesto, hay mucho más sobre formatos: agregar colores, formatos para fechas y horas, etc. Esperá otros post sobre formatos personalizados.
No subestimes el uso de formatos. Facilitar la lectura de las cifras es muy importante para hacer que tus reportes sean más fáciles de leer.
Buscá más trucos en: http://www.trucosdeexcel.com/
Seguime por Twitter, usuario “trucosdeexcel”.
Mandá tus sugerencias o preguntas a: excelman@trucosdeexcel.com
Publicado en 
Etiquetas: 
Buen Consejo!!
Estaría bueno que adjuntaras un archivo de Ejemplo para descargarlo con los ejemplos mostrados y así poder jugar con los datos!
Abrazo,