29 de October de 2009 | 
Autor: NIVEL: AVANZADO
Incluye video demostrativo al final del post.
Descargar archivo de ejemplo.
Cuando armamos un reporte con mucha información, resulta muy útil tener listas desplegables (o cuadros combiandos) como vemos en la pantalla.
En este tutorial veremos la forma fácil de hacerlo en Excel 2007. SIN MACROS que requieren programación así como un ejemplo el cual permita traer un valor asociado a la elección a la celda que necesitemos.
Primero, debemos asegurarnos que en Excel 2007 tenemos activado en el Menú Superior la opción “Programador”.
Si no lo ves a la derecha del menú “Vista”, mira el Truco para activarlo acá.
Haciendo click en el menú “Programador”, encontraremos el botón de Insertar. Haciendo click sobre la flecha de abajo nos despliega los controles y podremos insertar el menú desplegable (o cuadro combinado).
Para hacer más fácil la explicación, vamos a seguir un ejemplo. Supongamos que tenemos en Excel como el de la figura de abajo donde queremos poder seleccionar un país (a partir de una lista desplegable que tendremos en la celda B2) y nos devuelva el valor de las ventas en la celda B4.
Tenemos por otro lado en la columna F los nombres de los países y en la columna G las ventas correspondientes a dicho país.
PASO 1: Insertar el control de lista desplegable
Con esta tabla lista, vamos al menú Programador, seleccionamos Insertar y luego “Cuadro Combinado” dentro de Controles de formulario (el encuadrado en rojo en la segunda figura de este tutorial).
Al mover el mouse sobre el Excel, el cursor habrá cambiado de una cruz gruesa, 
a una delgada, como un signo “+”. Esto nos permite “dibujar” el cuadro donde necesitemos. Por ejemplo, sobre la celda B2. Es imporante recordar que el cuadro está dibujado encima de la celda B2. No está dentro. Es decir, en B2 puede haber un valor o una fórmula y el tener la lista desplegable sobre ella no la afectará.
PASO 2: Indicarle al control dónde están los datos de la lista
Formato de Control
Ahora necesitamos decirle al control dónde están los valores que queremos que despliegue. Estos se encuentran en las celdas F2 a F7. La forma avanzada de hacer esto sería nombrar la región como “paises” (ver truco sobre Nombres)
Si acercamos la mano al cuadro combinado sobre B2, veremos que el cursor se transforma en una mano. Haciendo click derecho, despliega un menú del cual debemos seleccionar “Formato del control …” y nos abrirá un nuevo menú como el que se muestra en la figura (hacer click para agrandar).
Al seleccionar la pestaña “Control” encontraremos dos campos que debemos configurar:
- Rango de entrada
- Víncular con la celda
En rango de entrada, indicamos dónde se encuentran los valores que queremos de desplieguen en la lista. En nuestro archivo de trabajo, son los países que se encuentran en la celdas F2:F7 por lo tanto ingresamos este rango. Alternativamente, si habías nombrado el rango como “paises”, solo hace falta escribir este nombre.
Víncular con la celda: Realmente Excel no distingue cuál es el contenido sele
ccionado (es decir si el país es Argentina o México). Solo sabe la ubicación del elemento seleccionado.
Es decir, si seleccionamos “Brasil”, Excel sabe que elegimos el elemento número 2. Si seleccionamos “Colombia”, para Excel es un 4.
Para simplificar entender este punto, agregué el número de posición en la columna E, al lado de cada nombre, para saber en qué posición está cada uno. Esta numeración no es necesaria para que el control funcione.
Para el ejemplo, vamos a poner en este campo la celda D2 para que podamos verlo. En la práctica, lo más útil es ubicarlo debajo del control (es decir, en la celda B2), así no se ve.
PASO 3 Asociar la selección del cuadro con el valor a devolver
Ahora, debemos indicarle a Excel qué hacer con el valor que nos devuelve en la celda que vinculamos en el paso anterior.
Es decir, cuando selecciono un país, nos devuelva en la celda B4 el valor de las ventas que le corresponden.
Para esto utilizaremos la función INDICE (hacer click para ver el tutorial de esta función)
- matriz: G2:G7 (una sola columna)
- número de fila: D2 (valor de la posición que devuelve la lista desplegable)
- número de columna: 1. Solo tenemos una columna.
La fórmula de la celda B4 quedaría:
=INDICE(G2:G7;D2;1)
Te recomiendo ver también el truco de Validación de celdas.
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Excelente, se agradece la información
muy buen tutorial!! gracias
Me sale error al vincular con D2, y creo que el error es G7, (casilla de Venezuela) no sé a qué se deba pues lo hice igual que lo muestras; no deja continuar con la fórmula y quisiera saber qué pasa o qué está mal, gracias.
¿Probaste ver el archivo de ejemplo que está disponible en el post? (el link está al inicio). La segunda hoja tiene la versión final y puede servirte para comparar con lo que estás haciendo.
Muy buena la explicación. Sin embargo me gustaria preguntarte si es posible vincular el valor obtenido del cuadro combinado a otro cuadro combinado. Es decir tendria dos cuadros: en el primero selecciono una opcion por ejemplo país: Colombia, y quisiera que a partir de ese dato en el segundo cuadro me aparecieran por ejemplo los equipos de futbol:Nacional, Millonarios, America….
Sí es posible! Te recomiendo ver el ejemplo avanzado del tutorial de Función Indirecto. En este ejercicio, condicionamos la selección de un menú de “ciudad”, según el “país” que se haya elegido previamente.
Buenas. Una pregunta: ¿y como hago esto en excel 2003?
Luis: En este sitio econtrarás paso a paso (con gráficos, aunque esté en inglés) cómo armar un cuadro combinado en Excel 2003.
excelente
Muy bueno el sitio!. Quisiera saber si en este ejemplo, una vez desplegada la lista, apretando la letra “C” se posiciona en el primer país que comienza con esta letra (Chile).
Gracias! Ni para las listas desplegables, ni para la Validación, funciona el ir a un campo oprimiendo la letra con la cual empieza.
Si quiero tener como rango no toda la fila, si no algunos de los paises que estan en ella, como hago?
Antes de nada agradecerte tu página web, es sumamente util e ilustrativa.
Mira mi problema es que tanto en las listas desplegables como en la csilla de verificación, cuando entro con el boton derecho para configurarlas, no me aparece la solapa de CONTROL, solo las de tamaño, proteger, propiedades y web, esto me pasa en todos los botones de formularios, no se si es que no tengo activado algo.
me puedes ayudar?’
Gracias
Juanma
Muchas gracias por tu pagina.
Mi problema es que cuando pulso el boton derecho sobre un botón de control de formularios, no me aparece la pestaña CONTROL, solo me aparecen las demás: Tamaño, proteger, propiedades y web, por lo que no puedo configurar el boton, o lista desplegable…..sabes si es porque tengo algo sin activar, me puedes ayudar?’
Muchas Gracias
Juanma
Hola Juanma:
Los BOTONES deben estar asociados a macros. ¿Qué necesitas que hagas el botón? Tal vez sí requieras una macro pero probablemente haya otra forma de hacer lo que necesitas.
Hola, gracias por la información, ma ha sido de mucha ayuda.
Necesito saber cómo puedo crear funciones (especificamente el =SI) con la información establecida dentro de los cuadros combinados. Es decir, si la información señalada en ellas es una en especifica, darle un valor numérico en otra celda.
Espero me puedas ayudar
Saludos
Miguel