Archivo de febrero de 2010
15 de febrero de 2010 | 
Autor: NIVEL: AVANZADO
Descargar archivo de ejemplo. Para que funcione hay que habilitar las macros.
En este tutorial veremos como programar una función en Excel que permitar concatenar fácilmente varios elementos al ingresar un rango de datos y no las celdas uno a uno como nos pide la función CONCATENAR en Excel.
No serán frecuentes los trucos publicados que involucren programación en Visual Basic (VBA) por dos motivos:
- El objetivo de este blog es aprender explotar las herramientas que ya cuenta el Excel y que en varios casos facilita el no tener que recurrir a programación.
- Fundamentalmente porque NO es mi fuerte la programación. La enorme mayoría de situaciones que he tenido que resolver, he podido solicionarlas sin necesidad de recurrir a macros.
Pero siempre hay excepciones. Y este caso es uno de ellos.
La función CONCATENAR es MUY limitada. Debemos incluir una a una las celdas que se quieren combinar y no permite utilizar rangos.
Supongamos tenemos las siguientes listas:
Y queremos tener en una única celda, todas las ciudades de cada país combinadas.
Ejemplo, que para Brasil nos quede: “San Pablo, Belo Horizonte, Fortaleza, Salvador”.
La función que deberíamos aplicar sería:
- =CONCATENAR(B3;”, “;B4;”, “;B5;”, “;B6;”, “;B7;”.”)
Bastante engorroso especialmente si tuviéramos mucho más que cinco celdas para combinar.
Para complicar más la situación, no todos los países de este ejemplo tienen la misma cantidad de ciudades.
Por ejemplo, para México solo listé tres. Si copiamos la función de arriba en la columna E, el resultado sería: “México, Monterrey, Guadalajara, , .”
No es lo que estamos buscando, pero para que quede mejor, habría que corregir la función a mano y escribir:
- =CONCATENAR(E3;”, “;E4;”, “;E5;”.”)
No es práctico.
En este tutorial veremos cómo solucionar esta situación al crear una función que solo con escribir la siguiente función, nos de la respuesta que queremos:
- =MULTCONCAT(B3:B7)
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Descargar archivo de ejemplo.
En el tutorial anterior, vimos el uso de la función de Excel SUMAPRODUCTO para calcular promedios ponderados.
Este es el uso más básico de la función. Pero esta función tiene un enorme potencial para realizar distintos tipos de cálculos.
A partir del comentario de Emanuel, desarrollé este tutorial se relaciona con contar y realizar sumas donde aplican varios filtros.
Si bien Excel tiene funciones como CONTAR.SI y SUMAR.SI, la ventaja de SUMAPRODUCTO
es que nos permite realizar estos cálculos cuando tenemos varios filtros simultáneamente.
En este tutorial vamos a trabajar con la tabla de la derecha donde utilizaremos esta función para:
- Calcular la cantidad de proyectos de un mes específico (hay muchas formas de hacer esto, pero en este post haremos todo solo con SUMAPRODUCTO).
- Para un proyecto específico, cuántos se realizaron en un mes específico (Cuenta con DOS filtros: proyecto y mes).
- Suma de la cantidad de horas de un proyecto en un mes determinado (Suma con DOS filtros).
En varios tutoriales de Excel de este blog he utilizado nombres para simplificar las tareas.
Sin embargo, los nombres tienen que cumplir con una serie de reglas para que Excel los interprete correctamente.
Varias de las consultas que he recibido relacionadas con que no les funciona determinado truco, se deben a que los nombres especificados NO cumplen con alguna de estas condiciones.
Las reglas que deben cumplir los nombres son:
- Caracteres válidos: El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un carácter de subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de los caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.
- No puede haber nombres de una letra sola que sean “c” o “r”. Tanto mayúsculas como minúsculas.
- No pueden tener nombres iguales a referencias de celdas. Ejemplo Z$100 o R1C1.
- No están permitidos los espacios. Se puede utilizar carácter de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra, por ejemplo Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
- Longitud de nombre: Máximo 255 caracteres.
- Mayúsulas y minúsculas: Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y minúscula en los nombres. Por ejemplo, si has creado el nombre Ventas y luego crea otro nombre VENTAS en el mismo libro, Excel pedirá que seleccione un nombre único.
Si sigues estas reglas, no tendrás problema para utilizas nombres y podrás sacarle mucho más provecho a esta propiedad del Excel.
Fuente: Ayuda de Microsoft Excel.
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