1 de marzo de 2010 | 
Autor: Descargar archivo de ejemplo
Luis me envió la siguiente consulta:
Tiene un detalle de compras de un año (factura, fecha, categoría, descripción, importe) y necesita tener – en hojas individuales por cada mes – el resumen de las compras agrupadas por categoría.
Esto es, necesitamos las fechas individuales de cada transacción, agrupadas por mes y que cada uno de ellos esté en una hoja diferente.
Por supuesto, sin tener que armar manualmente una a una la hoja de cada mes.
Más o menos como se muestra en la siguiente imagen:
Para hacer esto vamos a aprovechar propiedades poco conocidas de las tablas dinámicas: Agrupar y Mostrar páginas de filtros.
A partir del archivo de trabajo (el link para descargar está al inicio del post).
1. Crear tabla dinámica.
Asumo que más o menos conoces como utilizar tablas dinámicas, así que iré rápido en esta parte.
Simplemente te paras en una celda del rango donde están los datos (en nuestro caso, puede ser la celda A1), seleccionas Intertar Tabla Dinámica.
Deberías ver todo el rango de datos seleccionado y le das Aceptar.
2. Armar Tabla Dinámica
La Tabla Dinámica final que necesitamos utiliza solo dos campos: Tipo y Suma de Valor.
Sin embargo, en esta etapa debemos insertar también la fecha para poder agruparla por mes (veremos esto más adelante).
En la Lista de Campos, arrastramos Fecha y Tipo a Rótulos de Fila y Valor al campo de Suma de Valores.
Si no ves “Suma de Valor” sino, por ejemplo “Contar Valor”, seleccionas el triángulo negro a la derecha -> Configuración de campo de valor -> Suma.
3. Agrupar por meses
No nos interesa tener cada una de las fechas individualmente, sino que estén agrupadas por meses.
Para esto, seleccionamos una fecha cualquiera (NO el Rótulo, sino una fecha, digamos la celda A4.
Ahora hacemos clic en el botón derecho y elegimos Agrupar.
Esto nos desplegará un nuevo menú el cual nos indica distintas opciones para agrupar.
Excel interpreta que es un campo de fecha-hora y nos da distintas opciones: segundos, minutos, horas, días, meses, trimestres y años.
Incluso se pueden combinar. Por ejemplo, modemos elegir Meses y Años.
En este caso, Fecha estará agrupada por meses y creará una nueva variable que se llama años.
Para este ejemplo, solo vamos a seleccionar Meses.
4. Convertir cada Mes en una Hoja.
En este punto, tu Excel debería verse más o menos así:
Para poder tener los resultados de cada mes en una hoja distina, primero debemos tener las fechas como filt
ros.
Nos paramos en la tabla dinámica y arrastramos el campo fecha desde Rótulos de Fila a Filtro de Informe.
Ahora debemos convertir cada uno de los elementos del filtro en hojas separadas.
Para esto, teniendo seleccionada alguna de las celdas de la tabla dinámica, tendremos habilitado el menú superior Tabla Dinámica.
Vamos al submenú Opciones. El primer menú de la izquierda nos indicará el nombre de la tabla dinámica y un nuevo submenú de opciones.
Al desplegar este menú de opciones, seleccionamos “Mostrar páginas de filtro de informes …”.
Automáticamente Excel armará una hoja de cálculo para cada una de las opciones del filtro.
Si llegaran a armarse hojas de más, simplemente eliminamos las que no necesitamos.
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Hola Estimado,
Hace tiempo que buscaba como hacer esto, pero en mi oficina tenemos office 2003, es posible hacerlo? ya que llego hasta el punto donde debo pasar el campo fecha del rotulo de fila al informe, pero en las opciones 2003 no encuentro la opcion informe, agradeceré mucho si me pudierás ayudar.
Saludos y esta muy buena tu página!
El archivo adjunto que pones es un ZIP pero al abrirlo HAY unas carpetas, archivos, etc pero que no funciona NADA ni se puede usar, te agradecere porfavor poner el archivo correcto
Saludos
Sergio
Muy útil!!!
Hola Sergio, el archivo adjunto es un archivo de Excel sin comprimir. Puede ser que tengas algún filtro en la red/conexión para bajar archivos?
Hola Estimado Excelman,
Yo al igual que sergio, no puedo abrir el archivo, asi que solicito de tu ayuda para que nos envíes el formato, solo para ejecutar.
De antemano gracias recibe saludos
Hola!!
este articulo me interesa mucho, pero al igual que algunos usuarios no puedo usar el archivo de ejemplo me gustaria que me lo enviaran por mail. gracias…
Lo descarge pero no se puede ver nada, no pude hacer nada con el archivo, mejor lo borre podrias por favor mandarmelo al correo te lo agradeceria muchisimo
La verdad, muy buena explicación. Te enviaré un correo haciéndote otras consultas.
Muchas Gracias.