Archivo de mayo de 2010
30 de mayo de 2010 | 
Autor: BUSCARV caso coincidencia aproximada.
Descargar archivo de ejemplo.
He recibido muchísimas consultas sobre cómo asignar un valor o una “etiqueta” para di
stintos valores según el rango en que se encuentren.
Puede ser tanto el caso de asignar un porcentaje según el nivel de ventas alcanzado o poner una calificación según el rango de nota obtenida.
En este tutorial de Excel veremos este caso.
Tenemos la tabla con rangos que se muestra a la derecha y necesitamos que para cada nota nos asigne una calificación según el rango en que se encuentre.
Por ejemplo, si una nota es 6.8, la calificación será “Regular” o si es 8.7 será “Muy buena”.
Para esto utilizaremos BUSCARV. Ya vimos cómo funciona cuando necesitamos hacer una búsqueda exacta. Esto es, hay una asociación única entre dos valores. Si no recuerdas bien cómo utilizar la función, te invito a que repases antes ese tutorial.
Ir a.. Especial .. Diferencias entre filas
En el tutorial anterior les mencionaba dónde encontrar “Ir a …” en Excel 2007.
Ahora veremos un par de ejemplos. En el primero, simplemente buscaremos los números que no coinciden.
En el segundo, la utilizaremos para encontrar una fórmula mal ingresada.
Por ejemplo, asumamos que tenemos los datos como en las columnas del gráfico de la derecha.
Ejemplo 1: Encontrar datos diferentes
Las columnas son prácticamente idénticas, excepto por algunas filas donde los datos no coinciden.
¿Cómo podemos identificarlos fácilmente?
1. Seleccionamos el rango con los datos A3:B11.
2. Abrimos el menú “Ir a …” (Ctrl I es la forma más fácil)
3. Hacemos click en “Especial …“ y seleccionamos “Diferencia entre filas”. Con esto indicamos a Excel que queremos encontrar aquellos datos en cada fila que son diferentes.
Ir a Especial -> Diferencia entre filas
4. Al oprimir “Aceptar”, Excel seleccionará todas las celdas de la segunda columna que no coinciden con la primera.
Ejemplo 2: Encontrar fórmulas que no coinciden.
Supongamos que tenemos el siguiente caso, donde en la primera fila tenemos unos datos que se ingresan y el la segunda unos resultados a partir de una fórmula.
Diferencias en fórmulas
En principio, no vemos nada raro. Los resultados de la fila 2 son el doble de la fila 1.
Por lo menos en B2, la fórmula es así, pero ¿Es así en las celdas C2, D2, E2 y F2?
- Seleccionamos el rango B2:F2
- Ctrl I (abre el menú Ir a …)
- Especial …
- Diferencia entre filas
Me quedó marcada la celda D2, ¿por qué?
Si utilizamos “Mostrar fórmulas” veremos el porqué:
A pesar que los resultados se veían correctos, por alguna razón tenía pegado el valor 60 en lugar de la fórmula.
A través de “Diferencias entre filas”, logré identificar un error de fórmulas en esta fila.
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“Ir a..” es una de esas maravillas ocultas que tiene Excel.
Especialmente todas las alternativas que tenemos dentro de “Especial …”
Ya iré desarrollando en distintos tutoriales todo lo que podemos hacer.
Antes que nada debemos saber dónde ubicarlo. La forma fácil es usar el atajo de teclado “Ctrl I” (en la versión en español).
También, como muy oportunamente comenta AlejoContreras, se puede utilizar F5.
Pero está bastante escondido para utilizar los botones.
En la pestaña de Inicio, vamos a Buscar y Seleccionar .
Al desplegar el menú, veremos varias opciones entre las que encontraremos tanto “Ir a …” como “Ir a Especial”.
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Truco corto!! Me he dado cuenta que muchas de las consultas que me envían pueden contestarse rápidamente sin necesidad de todo un tutorial mucho más detallado.
Por esto, con este post inauguro la categoría: Trucos cortos.
Rigoberto me envió la siguiente consulta: En una celda tiene un número ($1,236,488.25), y necesita que en otra celda figure “RECIBI LA CANTIDAD DE $1,236,488.25″.
Sin embargo, al utilizar CONCATENAR, el resultado que obtiene es “RECIBI LA CANTIDAD DE 1236488.25″. Es decir, el número sin ningún formato.
¿Cómo podemos mejorarlo?
Debemos utilizar la función TEXTO. Esta función convierte un valor en texto con el formato especificado.
La estructura es:
= TEXTO(valor;formato)
Por lo tanto, este caso lo resolvemos utilizando CONCATENAR y TEXTO así:
=CONCATENAR(“Recibi la cantidad de “;TEXTO(B1;”$#.##0,00″)), donde indicamos dentro del a función TEXTO que incluya el signo “$” así como los separadores de miles y centavos y la cantidad de decimales.
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Etiquetas: concatenar, formatos, formatos personalizados, Trucos cortos | 
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