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22 de junio de 2010 | 
Autor: A partir de un comentario de Anahí, me encontré con un problema muy frecuente en Excel: No funciona como se espera la función SI cuando la función lógica contiene una fecha.
Ejemplo, si escribimos:
=SI(I4<=20/06/2010;”fecha”;”vencido”), esperamos que compare el valor de I4 con la fecha 20/06/2010, pero no funciona.
Esto pasa porque nosotros queremos comparar el resultado de I4 con la fecha 20/06/2010, pero al expresar la fecha de esta forma, Excel interpreta que estamos haciendo un cálculo.
Entonces compara I4 con el resultado de dividir 20/6 y después dividirlo nuevamente entre 2010.
Por lo tanto, la función SI nos devuelve cualquier cosa.
Esta situación me sirve para presentar la función FECHANUMERO.
Esta función, “Convierte una fecha en forma de texto en un número que representa la fecha en código fecha y hora de Microsoft Office Excel” (fuente: Ayuda de Microsoft Excel).
La sintaxis es simplemente:
=FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Ejemplo:
FECHANUMERO(“20/06/2010″) devolverá 40349 que para nosotros no significa nada, pero para Excel significa 20 de junio de 2010 que es exactamente lo que necesitamos.
Por lo tanto, para resolver el problema mencionado al inicio de este tutorial, solamente debemos reemplazar la fórmula por:
=SI(I4<=FECHANUMERO(“20/06/2010″);”fecha”;”vencido”).
Y ya obtendremos el resultado que necesitamos.
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Aunque a veces demore en contestar, leo ABSOLUTAMENTE todos los comentarios y mails que me envían, y estoy muy agradecido por el tiempo que se toman con sus consultas, halagos y críticas y procuro contestar a todos.
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Este truco va en respuesta a una consulta que me hizo Richard.
Es muy útil para quienes arman formularios o recibos en Excel.
Necesitamos que cada vez que escribamos un texto, el espacio dejado en blanco se complete con guiones (o cualquier otro caracter).
Afortunadamente la solución es muy sencilla.
La solución NO viene por el lado de utilizar funciones de texto, sino por formatos.
Debemos hacer los siguiente:
- Vamos a Formato de celdas (ctrl 1 es el atajo de teclado)
- En la pestaña Número, seleccionamos la categoría Personalizada y en Tipo ingresamos: @*-
Así no más: arroba asterisco guión (o el caracter que necesitemos).
Las tres partes del formato indican a Excel:
- @: indica que es el formato para “texto”.
- *: para el resto del espacio visible
- -: complete con guiones.
Y listo!! Sin importar el ancho de la columna, siempre la completará con guiones, pero el contenido de la celda seguirá siendo el valor entrado (en este caso, simplemente la palabra “texto”).
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Ir a.. Especial .. Diferencias entre filas
En el tutorial anterior les mencionaba dónde encontrar “Ir a …” en Excel 2007.
Ahora veremos un par de ejemplos. En el primero, simplemente buscaremos los números que no coinciden.
En el segundo, la utilizaremos para encontrar una fórmula mal ingresada.
Por ejemplo, asumamos que tenemos los datos como en las columnas del gráfico de la derecha.
Ejemplo 1: Encontrar datos diferentes
Las columnas son prácticamente idénticas, excepto por algunas filas donde los datos no coinciden.
¿Cómo podemos identificarlos fácilmente?
1. Seleccionamos el rango con los datos A3:B11.
2. Abrimos el menú “Ir a …” (Ctrl I es la forma más fácil)
3. Hacemos click en “Especial …“ y seleccionamos “Diferencia entre filas”. Con esto indicamos a Excel que queremos encontrar aquellos datos en cada fila que son diferentes.
Ir a Especial -> Diferencia entre filas
4. Al oprimir “Aceptar”, Excel seleccionará todas las celdas de la segunda columna que no coinciden con la primera.
Ejemplo 2: Encontrar fórmulas que no coinciden.
Supongamos que tenemos el siguiente caso, donde en la primera fila tenemos unos datos que se ingresan y el la segunda unos resultados a partir de una fórmula.
Diferencias en fórmulas
En principio, no vemos nada raro. Los resultados de la fila 2 son el doble de la fila 1.
Por lo menos en B2, la fórmula es así, pero ¿Es así en las celdas C2, D2, E2 y F2?
- Seleccionamos el rango B2:F2
- Ctrl I (abre el menú Ir a …)
- Especial …
- Diferencia entre filas
Me quedó marcada la celda D2, ¿por qué?
Si utilizamos “Mostrar fórmulas” veremos el porqué:
A pesar que los resultados se veían correctos, por alguna razón tenía pegado el valor 60 en lugar de la fórmula.
A través de “Diferencias entre filas”, logré identificar un error de fórmulas en esta fila.
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“Ir a..” es una de esas maravillas ocultas que tiene Excel.
Especialmente todas las alternativas que tenemos dentro de “Especial …”
Ya iré desarrollando en distintos tutoriales todo lo que podemos hacer.
Antes que nada debemos saber dónde ubicarlo. La forma fácil es usar el atajo de teclado “Ctrl I” (en la versión en español).
También, como muy oportunamente comenta AlejoContreras, se puede utilizar F5.
Pero está bastante escondido para utilizar los botones.
En la pestaña de Inicio, vamos a Buscar y Seleccionar .
Al desplegar el menú, veremos varias opciones entre las que encontraremos tanto “Ir a …” como “Ir a Especial”.
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NIVEL: BÁSICO
Descargar archivo de trabajo.
En varias ocasiones, el calcular un promedio simple o aritmético (es decir, dividir la suma de los números entre la cantidad de elementos), no es representativa del comportamiento de la situación que estamos analizando.
Un ejemplo habitual de esta situación es, por ejemplo, cuando tenemos cantidades vendidas y precios.
Veamos un caso extremo:
Tenemos 99 unidades de un producto vendidos a $1 y 1 unidad vendida a $9.
La tarifa promedio, según promedio simple, sería ($9 + $1) / 2 = $5.
Pero la realidad es muy distinta.
- 99 unidades a $1 nos da $99
- 1 unidadad a $9 da $9
- En total se vendieron 100 unidades por $108.
- El precio promedio por unidad es $108/100 = $1,08
El promedio simple de tarifa da $5. El promedio calculado por las ventas da $1,08. Vaya diferencia!!
¿Por qué esta diferencia? Porque el promedio simple, el tradicional que conocemos, NO funciona cuando los valores a promediar (en nuestro caso, tarifas), tienen diferentes frecuencias (la tarifa de $1 se repite 99 veces mientras que la de $9 se repite una sola vez).
En este tutorial, veremos cómo utilizar la función SUMAPRODUCTO de Excel a través de este ejemplo para comprender mejor su funcionamiento.
