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22 de junio de 2010 | 
Autor: A partir de un comentario de Anahí, me encontré con un problema muy frecuente en Excel: No funciona como se espera la función SI cuando la función lógica contiene una fecha.
Ejemplo, si escribimos:
=SI(I4<=20/06/2010;”fecha”;”vencido”), esperamos que compare el valor de I4 con la fecha 20/06/2010, pero no funciona.
Esto pasa porque nosotros queremos comparar el resultado de I4 con la fecha 20/06/2010, pero al expresar la fecha de esta forma, Excel interpreta que estamos haciendo un cálculo.
Entonces compara I4 con el resultado de dividir 20/6 y después dividirlo nuevamente entre 2010.
Por lo tanto, la función SI nos devuelve cualquier cosa.
Esta situación me sirve para presentar la función FECHANUMERO.
Esta función, “Convierte una fecha en forma de texto en un número que representa la fecha en código fecha y hora de Microsoft Office Excel” (fuente: Ayuda de Microsoft Excel).
La sintaxis es simplemente:
=FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Ejemplo:
FECHANUMERO(“20/06/2010″) devolverá 40349 que para nosotros no significa nada, pero para Excel significa 20 de junio de 2010 que es exactamente lo que necesitamos.
Por lo tanto, para resolver el problema mencionado al inicio de este tutorial, solamente debemos reemplazar la fórmula por:
=SI(I4<=FECHANUMERO(“20/06/2010″);”fecha”;”vencido”).
Y ya obtendremos el resultado que necesitamos.
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Aunque a veces demore en contestar, leo ABSOLUTAMENTE todos los comentarios y mails que me envían, y estoy muy agradecido por el tiempo que se toman con sus consultas, halagos y críticas y procuro contestar a todos.
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Ir a.. Especial .. Diferencias entre filas
En el tutorial anterior les mencionaba dónde encontrar “Ir a …” en Excel 2007.
Ahora veremos un par de ejemplos. En el primero, simplemente buscaremos los números que no coinciden.
En el segundo, la utilizaremos para encontrar una fórmula mal ingresada.
Por ejemplo, asumamos que tenemos los datos como en las columnas del gráfico de la derecha.
Ejemplo 1: Encontrar datos diferentes
Las columnas son prácticamente idénticas, excepto por algunas filas donde los datos no coinciden.
¿Cómo podemos identificarlos fácilmente?
1. Seleccionamos el rango con los datos A3:B11.
2. Abrimos el menú “Ir a …” (Ctrl I es la forma más fácil)
3. Hacemos click en “Especial …“ y seleccionamos “Diferencia entre filas”. Con esto indicamos a Excel que queremos encontrar aquellos datos en cada fila que son diferentes.
Ir a Especial -> Diferencia entre filas
4. Al oprimir “Aceptar”, Excel seleccionará todas las celdas de la segunda columna que no coinciden con la primera.
Ejemplo 2: Encontrar fórmulas que no coinciden.
Supongamos que tenemos el siguiente caso, donde en la primera fila tenemos unos datos que se ingresan y el la segunda unos resultados a partir de una fórmula.
Diferencias en fórmulas
En principio, no vemos nada raro. Los resultados de la fila 2 son el doble de la fila 1.
Por lo menos en B2, la fórmula es así, pero ¿Es así en las celdas C2, D2, E2 y F2?
- Seleccionamos el rango B2:F2
- Ctrl I (abre el menú Ir a …)
- Especial …
- Diferencia entre filas
Me quedó marcada la celda D2, ¿por qué?
Si utilizamos “Mostrar fórmulas” veremos el porqué:
A pesar que los resultados se veían correctos, por alguna razón tenía pegado el valor 60 en lugar de la fórmula.
A través de “Diferencias entre filas”, logré identificar un error de fórmulas en esta fila.
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“Ir a..” es una de esas maravillas ocultas que tiene Excel.
Especialmente todas las alternativas que tenemos dentro de “Especial …”
Ya iré desarrollando en distintos tutoriales todo lo que podemos hacer.
Antes que nada debemos saber dónde ubicarlo. La forma fácil es usar el atajo de teclado “Ctrl I” (en la versión en español).
También, como muy oportunamente comenta AlejoContreras, se puede utilizar F5.
Pero está bastante escondido para utilizar los botones.
En la pestaña de Inicio, vamos a Buscar y Seleccionar .
Al desplegar el menú, veremos varias opciones entre las que encontraremos tanto “Ir a …” como “Ir a Especial”.
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Truco corto!! Me he dado cuenta que muchas de las consultas que me envían pueden contestarse rápidamente sin necesidad de todo un tutorial mucho más detallado.
Por esto, con este post inauguro la categoría: Trucos cortos.
Rigoberto me envió la siguiente consulta: En una celda tiene un número ($1,236,488.25), y necesita que en otra celda figure “RECIBI LA CANTIDAD DE $1,236,488.25″.
Sin embargo, al utilizar CONCATENAR, el resultado que obtiene es “RECIBI LA CANTIDAD DE 1236488.25″. Es decir, el número sin ningún formato.
¿Cómo podemos mejorarlo?
Debemos utilizar la función TEXTO. Esta función convierte un valor en texto con el formato especificado.
La estructura es:
= TEXTO(valor;formato)
Por lo tanto, este caso lo resolvemos utilizando CONCATENAR y TEXTO así:
=CONCATENAR(“Recibi la cantidad de “;TEXTO(B1;”$#.##0,00″)), donde indicamos dentro del a función TEXTO que incluya el signo “$” así como los separadores de miles y centavos y la cantidad de decimales.
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Etiquetas: concatenar, formatos, formatos personalizados, Trucos cortos | 
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