Trucos de Excel

Descargar archivo de ejemplo.  Recomiendo que lo bajes para entender mejor el ejemplo desarrollado en este tutorial.

Muchas veces cuando armamos nuestra planilla en Excel podemos toparnos con errores.

Ya sea porque queremos calcular una tasa de crecimiento y el denominador es cero (obtenemos #¡DIV/0!), o si realizamos una búsqueda con BUSCARV y no se encuentra el valor buscado (Excel muestra #N/A).

Errores en Excel

Particularmente no me gusta ver esos errores en el Excel.  Si no se puede calcular un valor, prefiero ver un guión “-” o si no encuentra una búsqueda, que me diga: “No encontrado”.

Esto le da un toque más “profesional” a nuestras planillas de Excel.

Otras veces, simplemente preferiremos que deje la celda en blanco.  Por ejemplo, si tenemos una fórmula copiada a lo largo de varias filas pero solo alguna de ellas están ocupadas.

Para esto, me gusta mucho la función SI.ERROR.

Esta función devuelve un valor (número o texto) si la fórmula es un error, pero devuelve el valor de la expresión si no lo es.

Confundido?  Sigue leyendo…

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Descargar archivo de ejemplo.

Botones de Opción

Ya vimos uno de los controles de formularios en el post de Listas desplegables.  Si no lo viste, te recomiendo que lo hagas ya que el funcionamiento es bastante similar.

Hoy veremos otro: El botón de opciones.

Es muy común en distintos tipos de formularios donde hay un número de alternativas fijas, pero solo se debe optar por una única opción.  El ejemplo más claro: las respuestas de una encuesta o examen.

En este tutorial veremos un ejemplo muy sencillo para entender el funcionamiento.

Tendremos dos botones: uno que diga SI, otro NO y en otra celda nos dirá “Usted eligió ” y la opción que hayamos elegido.

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Descargar archivo de ejemplo

Luis me envió la siguiente consulta:

Tiene un detalle de compras de un año (factura, fecha, categoría, descripción, importe) y necesita tener – en hojas individuales por cada mes – el resumen de las compras agrupadas por categoría.

Esto es, necesitamos las fechas individuales de cada transacción, agrupadas por mes y que cada uno de ellos esté en una hoja diferente.

Por supuesto, sin tener que armar manualmente una a una la hoja de cada mes.

Más o menos como se muestra en la siguiente imagen:

Para hacer esto vamos a aprovechar propiedades poco conocidas de las tablas dinámicas: Agrupar y Mostrar páginas de filtros.

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NIVEL: AVANZADO

Descargar archivo de ejemplo.  Para que funcione hay que habilitar las macros.

En este tutorial veremos como programar una función en Excel que permitar concatenar fácilmente varios elementos al ingresar un rango de datos y no las celdas uno a uno como nos pide la función CONCATENAR en Excel.

No serán frecuentes los trucos publicados que involucren programación en Visual Basic (VBA) por dos motivos:

• El objetivo de este blog es aprender explotar las herramientas que ya cuenta el Excel y que en varios casos facilita el no tener que recurrir a programación.
• Fundamentalmente porque NO es mi fuerte la programación.  La enorme mayoría de situaciones que he tenido que resolver, he podido solicionarlas sin necesidad de recurrir a macros.

Pero siempre hay excepciones.  Y este caso es uno de ellos.

La función CONCATENAR es MUY limitada.  Debemos incluir una a una las celdas que se quieren combinar y no permite utilizar rangos.

Supongamos tenemos las siguientes listas:

Y queremos tener en una única celda, todas las ciudades de cada país combinadas.

Ejemplo, que para Brasil nos quede: “San Pablo, Belo Horizonte, Fortaleza, Salvador”.

La función que deberíamos aplicar sería:

• =CONCATENAR(B3;”, “;B4;”, “;B5;”, “;B6;”, “;B7;”.”)

Bastante engorroso especialmente si tuviéramos mucho más que cinco celdas para combinar.

Para complicar más la situación, no todos los países de este ejemplo tienen la misma cantidad de ciudades.

Por ejemplo, para México solo listé tres.  Si copiamos la función de arriba en la columna E, el resultado sería: “México, Monterrey, Guadalajara, , .”

No es lo que estamos buscando, pero para que quede mejor, habría que corregir la función a mano y escribir:

• =CONCATENAR(E3;”, “;E4;”, “;E5;”.”)

No es práctico.

En este tutorial veremos cómo solucionar esta situación al crear una función que solo con escribir la siguiente función, nos de la respuesta que queremos:

• =MULTCONCAT(B3:B7)

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Descargar archivo de ejemplo.

En el tutorial anterior, vimos el uso de la función de Excel SUMAPRODUCTO para calcular promedios ponderados.

Este es el uso más básico de la función.  Pero esta función tiene un enorme potencial para realizar distintos tipos de cálculos.

A partir del comentario de Emanuel, desarrollé este tutorial se relaciona con contar y realizar sumas donde aplican varios filtros.

Si bien Excel tiene funciones como CONTAR.SI y SUMAR.SI, la ventaja de SUMAPRODUCTO es que nos permite realizar estos cálculos cuando tenemos varios filtros simultáneamente.

En este tutorial vamos a trabajar con la tabla de la derecha donde utilizaremos esta función para:

• Calcular la cantidad de proyectos de un mes específico (hay muchas formas de hacer esto, pero en este post haremos todo solo con SUMAPRODUCTO).
• Para un proyecto específico, cuántos se realizaron en un mes específico (Cuenta con DOS filtros: proyecto y mes).
• Suma de la cantidad de horas de un proyecto en un mes determinado (Suma con DOS filtros).

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