Entradas con la etiqueta ‘listas desplegables’

Descargar el archivo Excel de este ejemplo.

No he estado muy creativo en mis últimos trucos: por lo menos los últimos tres los he escrito con base en preguntas que he recibido por parte de ustedes.

Éste no será la excepción.  Esther me comenta que necesita armar un cuadro de control con listas dependientes (como en el tutorial de INDIRECTO – Ejemplo de listas dependientes), pero no a través de validación de datos, sino con Listas desplegables (o Cuadros Combinados).

No habría mucho problema si no fuera por un detalle: Al definir el Rango de Entrada de una Lista Desplegable, solo podemos incluir eso: un rango (o nombre de un rango) y no nos permite utilizar la función INDIRECTO como hicimos en dicho tutorial.

Si no entiendes de lo que hablo, te invito a leer los tutoriales de Indirecto y Listas desplegables.

Para solucionarlo, vamos a utilizar un Rango Variable.

En el archivo que vamos a trabajar, ya tenemos los países en el rango llamado Paises, cada una de las ciudades correspondientes nombradas como en el tutorial de Indirecto.

Tenemos además dos cuadros combinados: uno al lado de países (asociado a la celda E2 que necesitaremos más adelante).

Para definir un nombre, necesitamos abrir el Administrador de Nombres.

Este se encuentra en la pestaña Fórmulas -> Administrador de Nombres.  O simplemente usando el atajo de teclado: CTRL + F3

Esto nos despliega todos los nombres que tenemos definidos y nos da la posibilidad de crear un nombre Nuevo, Editar uno Existente o Eliminar.

Seleccionamos Nuevo…

Ahora viene lo más complicado!! (¿?): Necesitamos definir un rango para Ciudades que varíe según el país que se elija en la Lista Desplegable de país.

Como vimos en el tutorial de INDIRECTO, tenemos cada conjunto de ciudades en rangos nombrados según al país al que pertenecen (Ejemplo, el nombre “Brasil” está asociado al rango $F$3:$F$7), tal como vemos marcado en la imagen superior.

Como los países están en el rango Paises, a través de la función INDICE podemos obtener el país seleccionado que nos indicará el nombre de las ciudades asociadas (como vimos en el tutorial de Indirecto).

En el menú de Nombre Nuevo, ingresamos un nombre (por ejemplo MiRango).

En “Hace referencia a” es en el lugar donde definimos el rango variable. La fórmula es:

=INDIRECTO(INDICE(Paises;$E$2))

Donde:

• $E$2: es la celda vinculada con el cuadro combinado de países.  Es decir, tendremos un índice según la selección (Brasil es 1, Argentina 2, Colombia 3 y México 4).
• Paises: Es el nombre del rango que tiene a los países.  Como puede verse en la imagen del Administrador de nombres, es el rango K3 a K6.
• INDICE(Paises:$E$2) Nos devuelve el nombre del país seleccionado (es decir, reconvierte un 1 en “Brasil” por ejemplo).
• INDIRECTO(INDICE(Paises:$E$2)), convierte el texto en una dirección.  Es decir, ahora “Brasil” no es un texto sino un nombre de Excel asociado a su rango.

Ahora solo nos resta vincular la segunda lista combinada con “MiRango” como se muestra en la primera imagen de este tutorial (botón derecho sobre el control, Formto de Control, Pestaña “Control”).

Prueba con el archivo de trabajo de este post e intenta hacerlo.  Es mucho más fácil de lo que parece!

———————————————————————————————————————————————-

¿Te gustó este truco o tenés alguna recomendación u otra forma de hacerlo?  No te olvides de dejar tu comentario y compartir esta nota!

Aunque a veces demore en contestar, leo ABSOLUTAMENTE todos los comentarios y mails que me envían, y estoy muy agradecido por el tiempo que se toman con sus consultas, halagos y críticas y procuro contestar a todos.

Buscá más trucos en: trucosdeexcel.com
Seguime por Twitter, usuario “trucosdeexcel”.
Mandá tus sugerencias o preguntas a: excelman@trucosdeexcel.com

Explicación y ejemplo avanzado sobre la función Indirecto en Excel.

CATEGORÍA: AVANZADO

Función Indirecto

Descargar el archivo Excel de este ejemplo.

La función INDIRECTO (INDIRECT en inglés), es bastante rara.  Es muy difícil identificar para qué la usarías … hasta que la necesitas.

Su función, según la ayuda de Excel es: “Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto.” (¿¿¿???)

No dice mucho.  Antes de seguir, veamos los parámetros:

INDIRECTO(Referencia; [opcional: Tipo de Referencia])

Donde:

• Referencia: Texto de una referencia del tipo A1 o R1C1 (es decir, con la “dirección” de la celda.
• Tipo: Valor lógico que indica el tipo de referencia:
  • VERDADERO u omitido: Referencia del tipo A1
  • FALSO: Referencia del tipo R1C1

También se pueden usar “nombres” de rangos.  Es en estos casos donde yo he obtenido mayor provecho de esta función.

Todavía confundido?  Sigue leyendo.  Cuando veas el potencial de esta función vas a ver que es muy buena!

Leer el resto de esta entrada »

NIVEL: AVANZADO

Tutorial  sobre cómo obtener un valor a partir de dos listas desplegables en Excel.

Descargar el archivo Excel de este ejemplo.

Lucas nos escribió con la siguiente consulta: En el tutorial de listas desplegables, vimos cómo mostrar el valor que corresponde al criterio seleccionado en la lista.  Elegíamos un país y el resultado nos mostraba las ventas.

En este caso, necesitamos una lista donde podamos seleccionar el país, otra para seleccionar el año, y obtener como resultado el valor resultante del cruce de ambas selecciones.

Sin embargo, en lugar de utilizar listas desplegables (o cuadros combinados), vamos a utilizar Validación de datos.  El resultado es el mismo y es más sencillo de implementar.

Antes de seguir, te recomiendo que repases el tutorial de Validación de datos por si tienes dudas.

Leer el resto de esta entrada »

NIVEL: AVANZADO

Descargar archivo de ejemplo.  La primera hoja tiene la versión terminada, la segunda solo los datos para trabajar con este tutorial.

La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo “Producto”, nos muestre una lista de los productos a elegir.

O también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado está fuera de los parámetros deseados.

En estos casos,  Validación es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

Leer el resto de esta entrada »

NIVEL: AVANZADO

Incluye video demostrativo al final del post.

Descargar archivo de ejemplo.

Cuando armamos un reporte con mucha información, resulta muy útil tener listas desplegables (o cuadros combiandos) como vemos en la pantalla.

En este tutorial veremos la forma fácil de hacerlo en Excel 2007.  SIN MACROS que requieren programación así como un ejemplo el cual permita traer un valor asociado a la elección a la celda que necesitemos.

Leer el resto de esta entrada »